Het waterbed van administratieve lasten in de zorg

Er is al veel gezegd en geschreven over de administratieve lasten in de zorg. Dat ze naar beneden moeten, daar is ook iedereen het over eens. En er is ook al veel aan gedaan. Zowel bij zorgaanbieders als bij zorgfinanciers, zoals gemeenten en zorgkantoren, zijn veel maatregelen genomen om de processen binnen die organisaties zo soepel mogelijk te laten verlopen. Er wordt hard gewerkt aan versimpeling en meer eenduidige afspraken tussen de partijen, bijvoorbeeld door te werken met arrangementen in plaats van ‘minutenregistratie’. Het effect daarvan is echter nog beperkt, zeker over de hele keten heen. Ik zie het vooral als een waterbed, bij iedere maatregel om ergens in de zorgketen de administratieve druk te verminderen ontstaat er ergens anders wel weer een extra administratieve last of verplaatst deze zich in de keten. Waar tijdsregistratie verdwijnt komt er bijvoorbeeld een kwaliteitsregistratie bij. Per saldo dus weinig opgelost. En dat is niet het enige probleem.

De complexiteit van de keten

De complexe zorgketen kent veel overdrachtsmomenten van informatie, zowel inhoudelijk als administratief. Dat zijn kwetsbare momenten waarbij als het mis gaat het direct leidt tot een spoor van ellende. Wat er kan gebeuren als de inhoudelijke overdracht niet goed loopt, horen we helaas met enige regelmaat in de media. Ook administratief zijn overdrachtsmomenten de kwetsbare punten in het proces waarbij problemen kunnen leiden tot onnodige vertragingen in het in zorg nemen van cliënten. Maar het leidt ook tot veel uitzoekwerk, herstelwerk en op het moment dat het afkeur in declaraties betreft onnodig vertraging in de uitbetaling van de declaraties.

En dan hebben we het nog niet eens over de complexiteit om binnen deze keten van informatieuitwisseling de veiligheid en privacy, lees AVG, te waarborgen.

Als ik me even focus op deze administratieve informatiestromen is het goed te verklaren dat het proces intensief is en vaak niet vlekkeloos loopt. Iedere partij in de keten voert zijn eigen administratie waardoor er verschillen kunnen ontstaan tussen de administraties van de verschillende ketenpartners. Er zijn immers verschillende bronnen, er kunnen administratieve fouten ontstaan en door de tijd heen kan informatie soms achterhaald zijn. Binnen één organisatie is vaak wel sprake van eenmalige vastlegging maar in de keten veelal niet en dus dubbele handelingen. Zodra er verschillen zijn, komen er hickups in het proces, ontstaat er vertraging, dubbele handelingen, moet er veel uitzoekwerk gedaan worden: waar zitten de verschillen en wie heeft er gelijk? Een kettingreactie van administratieve lasten. De bulk gaat goed, maar ook hier gaat de 80-20 regel op, en gaat er erg veel tijd zitten in het gladstrijken van deze uitzonderingen.

Hoe dit op te lossen?

Een deel van het antwoord ligt bij het meer naar het proces door de gehele keten te kijken. Vanuit  dat perspectief kan er nog veel verbeterd worden en kan met innovatieve ICT een wezenlijke verandering met impact worden gerealiseerd. In mijn volgende blog gaan we kijken hoe we dat zouden kunnen realiseren en wat daar voor nodig is. Maar ook nu ben ik bereikbaar om verder te verdiepen over dit onderwerp: jouke.langhout@be-better.nl