Zorg in onderaanneming: een administratieve nachtmerrie opgelost
Iedere zorgaanbieder die met zorg in onderaanneming te maken heeft, zal herkennen dat de administratieve afhandeling daarvan veel werk, foutgevoelig en complex is. Met als gevolg dat het administratieve apparaat wat nodig is om uit te voeren alsmaar uitdijt en de marges op deze dienstverlening sterk onder druk staan. Voor je het weet, lever je in op cliënten die zorg in onderaanneming krijgen. Dat geldt overigens voor zowel de hoofdaannemers als voor de onderaannemers. Met de trend dat gemeenten steeds meer maar een beperkt aantal grotere zorgaanbieders contracteren, zal de hoeveelheid zorg in onderaanneming de komende jaren alleen maar toenemen en daarmee ook de geschetste problematiek. In dit blog gaan we dieper in op de achterliggende oorzaken en hoe we met BB4HAOA hier een oplossing voor hebben gerealiseerd.
De oorzaken zijn divers en gaan van contractering tot en met de facturatie en het proces is vaak maar beperkt geautomatiseerd. Kloppen de contracten tussen hoofd- en onderaannemer? Wat is er precies afgesproken over een specifieke cliënt? Matched de factuur met de daadwerkelijk geleverde zorg en hoe verhoudt de geleverde zorg zich tot de afspraken met de zorgfinanciers (gemeente, zorgverzekeraar, zorgkantoor)? En hoe toon je vervolgens de kwaliteit en rechtmatigheid van de zorg aan naar deze zorgfinanciers?
Ook gemeenten onderkennen inmiddels deze problematiek. Daarom heeft de VNG onlangs KPMG onderzoek laten doen naar hoofd- en onderaannemersschap in het sociaal domein. Dat onderzoek heeft geleid tot een afwegingskader hoofd- en onderaannemerschap sociaal domein. Een interessant rapport waarin door KPMG een aantal duidelijke aanbevelingen wordt gedaan. In essentie zijn die terug te brengen tot twee kernpunten: uniformeren en transparantie. Wat mij betreft hele logische aanbevelingen maar ik ben ook in de overtuiging dat als dat eenvoudig te realiseren was geweest, dat de sector dat ook allang gedaan had.
Welke obstakels zijn er?
Er bestaan dus duidelijk obstakels om de benodigde uniformiteit en transparantie te bewerkstellen. Belangrijke redenen daarvoor zijn onder andere de autonomie van de verschillende partijen, de verscheidenheid aan financiers, de grote variatie aan zorg- en contractvormen en de verschillende rollen welke een zorgaanbieder kan hebben: dan weer hoofdaannemer dan weer onderaannemer. Uniformeren leidt dan al snel tot een grote verscheidenheid aan geüniformeerde schakels. En door de verschillende verantwoordelijkheden in de verschillende situaties ontbreekt ook vaak de regie.
Vanuit Be-Better hebben we ons, samen met onze klanten, afgevraagd hoe we dit ketenprobleem zouden kunnen oplossen? Hoe kunnen we dit proces zodanig faciliteren dat er transparantie en vertrouwen ontstaat in de samenwerking? Waarmee de kwaliteit en rechtmatigheid van de geleverde zorg goed kan worden aangetoond, ook naar de initiële opdrachtgevers zoals een gemeente of zorgverzekeraar? En waarmee de zorgaanbieders worden geholpen om zo veel mogelijk uniform te werken. Een belangrijke randvoorwaarde die daarbij gesteld werd, is oog hebben voor de realiteit: immers de verschillen in identiteit, werkwijzen, contractvormen, etc. die zijn er gewoon. De oplossing moet dus zodanig werken dat de zorgaanbieders worden gefaciliteerd om binnen deze verscheidenheid met zo min mogelijk inspanning en kans op fouten te kunnen werken.
Een typisch ketenprobleem vraagt om een ketenoplossing en daarmee ligt blockchain-technologie als deel van de oplossing voorhanden. Een ketenprobleem ook dat niet alleen in de zorg en het sociaal domein voorkomt, maar in tal van andere sectoren. Samen met onze technologie partner Ledger Leopard heeft dat geresulteerd in BB4HAOA. Een oplossing specifiek voor de zorg, maar wat gebruik maakt van een platform dat breder ingezet wordt om het proces tussen hoofd- en onderaannemers te faciliteren.
Hoe hebben we het probleem opgelost?
Belangrijk in een ketenoplossing is om te zorgen voor transparantie, eenduidige informatie, eenmalige vastlegging en autonomie in het gebruik van de eigen systemen (ECD’s veelal). Oftewel samen waar het kan en iets oplevert.
De kern van BB4HAOA bestaat uit vier bouwstenen: contractafspraken (de PDC (= Product Diensten Catalogus)), toewijzingen, geleverde zorg en facturatie. Deze vier bouwstenen zijn cruciaal voor het goed doorlopen van het gezamenlijke proces en moeten dus juist, uniform en transparant zijn. Door deze 4 bouwstenen in een gezamenlijke administratie te zetten ontstaat deze benodigde transparantie en uniformiteit.
De contractafspraken vormen daarbij de basis, daarin staan immers de afspraken tussen hoofd- en onderaannemer over zaken als welke producten, tarieven, volumes, etc. De overige drie bouwstenen worden vervolgens stap voor stap toegevoegd aan BB4HAOA gedurende het operationele proces, idealiter vanuit het aangesloten ECD. Iedere stap wordt daarbij getoetst aan de contractafspraken en de informatie uit de andere bouwstenen. Zo stapelt zich de informatie op tot een betrouwbare en transparante set aan informatie en afspraken voor de keten. Deze informatie wordt vervolgens ook gebruikt voor de onderlinge facturatie waarbij er 100% aansluiting is tussen wat is afgesproken, wat is geleverd en wat is gefactureerd.
</br>
Geen onduidelijkheid meer over wat er is afgesproken en of dat correct is. De informatie is daarbij voor beide partijen gelijk en direct beschikbaar. Geen onderlinge verschillen meer tussen wat in het ECD van de hoofdaannemer staat en wat er bij de onderaannemer bekend is. Kortom we lossen de informatiestroom op tussen hoofd- en onderaannemer. De blockchain-technologie zorgt dat dit veilig gebeurt en dat deze informatie transparant en betrouwbaar is voor beide partijen. Zo is ook direct de rechtmatigheid geborgd richting hoofdaannemer en de zorgfinancier.
| Het proces in stappen Het begint met het vastleggen van de contractafspraken. De hoofdaannemer legt de contractafspraken (PDC) vast in BB4HAOA en de onderaannemer kan deze controleren en eventueel bezwaar maken als het niet klopt. Nu de contractafspraken helder zijn kunnen individuele afspraken op clientniveau worden vastgelegd. De hoofdaannemer doet dat door de opdracht van de zorgfinancier (toewijzing/ indicatie) onder te verdelen naar concrete opdrachten voor de betrokken partijen. Dat kunnen eigen afdelingen en onderaannemers zijn. De hoofdaannemer kan deze onderverdeling alleen maar doen op een manier die past binnen de gemaakte afspraken uit de PDC. De onderaannemers krijgen deze opdracht binnen in de vorm van een soort toewijzing, zoals dat ook gebeurt binnen de Wlz, WMO of JW. Zo weet de onderaannemer precies welke product, hoeveel en tegen welke voorwaarden de zorg geleverd mag worden. Maar hij weet ook dat dit voldoet aan de afspraken uit de PDC. Op basis hiervan kan de onderaannemer de zorg leveren. De zorgmomenten worden aangeboden aan BB4HAOA en worden getoetst aan de PDC en toewijzingen: Klopt het product? Worden volumes niet overschreden? Et cetera. Zorg die volgens afspraak is geleverd wordt goedgekeurd door BB4HAOA. Deze goedgekeurde zorg vormt de basis voor de facturatie. Op basis van afspraken uit de PDC, de toewijzingen en de geleverde zorg zal BB4HAOA vervolgens de factuur aanmaken. Daarmee ontstaat er een volledig traceerbaar spoor van contract, via toewijzing en geleverde zorg naar de factuur. Deze factuur sluit aan bij wat is afgesproken. Het resultaat is: minder controles, minder correcties. Geen discussie over te veel of te weinig geleverde zorg, onjuiste tarieven, etc. 100% transparant voor beide partijen. Bijkomend voordeel is dat de facturatie vanuit de onderaannemer eerder bij de hoofdaannemer komt en deze dus ook de zorg eerder kan declareren bij de zorgfinancier. Zo wordt de keten van declaratie ook duidelijk versneld. |
Wat maakt deze oplossing uniek?
Er zijn een aantal elementen die BB4HAOA bijzonder maken. De eerste is dat BB4HAOA het probleem oplost voor een netwerk van zorginstellingen en niet alleen het probleem van één hoofdaannemer en zijn onderaannemers. Immers dan heb je als onderaannemer alsnog met allerlei verschillende oplossingen te maken en los je het probleem niet wezenlijk op.
Als zorgaanbieder kun je bij het gebruik van BB4HAOA grotendeels in je eigen ECD werken. Het is niet noodzakelijk om in BB4HAOA te werken, het kan wel maar hoeft niet. Middels slimme koppelingen met het ECD is een eenvoudig werkproces mogelijk en blijft er sprake van eenmalige vastlegging.
Het lost ook een probleem op richting de zorgfinanciers. Zij krijgen eenvoudiger zicht op de kwaliteit en rechtmatigheid van de geleverde zorg. Daarmee bespaart het ook tijd en kosten voor de productieverantwoording richting de zorgfinanciers.
Het belangrijkste echter is dat de administratieve keten tussen hoofd- en onderaannemer gedigitaliseerd worden: transparant, uniform, versnelt en betrouwbaar.
Nieuwsgierig geworden? Neem dan contact met ons op!
Contact Neem contact met ons op
Wilt u contact met ons, heeft u een vraag? Vul hieronder uw gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.